چرخهٔ عمر قرارداد در سازمان
هر قرارداد، از لحظهای که نیازش احساس میشود تا زمانی که بایگانی میشود، چند مرحلهٔ مشخص را طی میکند. به مدیریت یکپارچهٔ این مراحل مدیریت چرخهٔ عمر قرارداد یا CLM (Contract Lifecycle Management) گفته میشود:
- تهیه: انتخاب قالب مناسب و تکمیل اطلاعات طرفین، مبلغ، مدت و شرایط.
- بررسی و تأیید: کنترل متن توسط واحد حقوقی، مالی یا مدیر مربوطه.
- امضا: امضای طرفین و صاحبان امضای مجاز، بههمراه مهر سازمان.
- اجرا و پیگیری: دسترسی سریع به قرارداد در طول اجرا و آگاهی از وضعیت آن.
- نگهداری و استناد: بایگانی امن نسخهٔ نهایی و سوابق آن برای حسابرسی و دعاوی احتمالی.
مقالهٔ مدیریت چرخهٔ عمر قرارداد (CLM) چیست؟ این مراحل را با جزئیات بیشتری بررسی میکند.
قالبساز قرارداد
بیشتر قراردادهای یک سازمان تکراریاند: قرارداد کار، قرارداد خرید، پشتیبانی سالانه، تعهدنامهٔ محرمانگی و الحاقیهها. در Zaya Sign قالب را یک بار از فایل Word یا PDF میسازید، فیلدهای پویا را تعریف میکنید و جای مهر و امضا را روی هر صفحه مشخص میکنید. از آن پس، هر قرارداد جدید فقط با تکمیل فیلدها ساخته میشود و پیشنمایش زنده پیش از ارسال نشان میدهد سند نهایی چگونه است.
- متن استاندارد و تأییدشدهٔ واحد حقوقی در همهٔ قراردادها یکسان میماند.
- خطای تایپی در نام طرف، مبلغ یا تاریخ کاهش مییابد.
- کارشناسان غیرحقوقی هم میتوانند قرارداد درست تهیه کنند.
گردشکار تأیید
قرارداد نباید پیش از بررسی واحدهای مسئول امضا شود. در Zaya Sign برای هر قرارداد امضاکنندگان، تأییدکنندگان و ترتیب آنها را تعیین میکنید؛ سریالی یا موازی. تأییدکننده سند را پیش از امضا بررسی میکند و تا تأیید انجام نشود، سند به مرحلهٔ امضا نمیرسد. این همان کنترلی است که در روش کاغذی با «پاراف» انجام میشد، اما حالا ثبتشده و قابل پیگیری است.
امضا، مهر و امضای گروهی
پس از تأیید، امضاکنندگان با کد یکبارمصرف و مدارک الزامی احراز هویت میشوند و امضای دیجیتال و مهر سازمان روی محلهای تعیینشده در همهٔ صفحات درج میشود. برای حجم بالا، ارسال و امضای گروهی امکان میدهد صدها قرارداد همقالب در یک دسته ارسال و توسط مدیر مجاز یکجا امضا شوند. جزئیات مرحلهٔ امضا در صفحهٔ امضای الکترونیک قرارداد آمده است.
ببینید قراردادهای پرتکرار سازمان شما چگونه به قالب و گردشکار تبدیل میشوند.
صندوق اسناد و جستجو
صندوق اسناد قلب مدیریت قرارداد در Zaya Sign است: وضعیت همهٔ قراردادها یکجا، با امکان جستجو، فیلتر و اقدام فوری. هر کاربر میبیند چه قراردادهایی منتظر امضای اوست، کدامها در انتظار تأییدند و کدامها امضا شدهاند. چون دسترسی مبتنی بر نقش است، هر کاربر فقط قراردادهای مربوط به نقش خود را میبیند.
آرشیو امن و زنجیرهٔ ممیزی
سند نهایی رمزنگاری و آرشیو میشود و هر رویداد، از ایجاد قرارداد از قالب تا تأیید، احراز هویت، امضاها، درج مهر و آرشیو، با زمان و هویت در زنجیرهٔ ممیزی ثبت میشود. در زمان حسابرسی یا اختلاف، بهجای جستجو در ایمیلها و کمدها، سابقهٔ کامل هر قرارداد در دسترس است.
چه کسی در سامانهٔ مدیریت قرارداد چه کاری انجام میدهد؟
| نقش | کار اصلی در Zaya Sign |
|---|---|
| واحد حقوقی | تهیه و نگهداری متن قالبها؛ تأیید قراردادها پیش از امضا |
| کارشناسان واحدها (خرید، منابع انسانی، فروش) | ساخت قرارداد از قالب، تکمیل فیلدها و ارسال برای تأیید و امضا |
| صاحبان امضای مجاز و مدیران | امضای نهایی، از جمله امضای یکجای دستههای قرارداد |
| طرفهای بیرونی | احراز هویت و امضای قرارداد از طریق مرورگر |
| مدیر سامانه (فناوری اطلاعات) | تعریف کاربران و نقشها؛ در نسخهٔ On-Premise، نگهداری زیرساخت |
چون دسترسی مبتنی بر نقش است، هر گروه فقط قراردادهای مربوط به خود را میبیند و محرمانگی قراردادهای حساس، مثل قراردادهای پرسنلی، حفظ میشود.
پس از استقرار چه چیزی را بسنجید؟
برای اینکه بدانید سامانهٔ مدیریت قرارداد واقعاً اثر داشته، از همان ابتدا چند شاخص ساده را پیش و پس از استقرار مقایسه کنید:
- میانگین زمان از تهیهٔ قرارداد تا تکمیل آخرین امضا.
- تعداد قراردادهایی که بدون تأیید حقوقی امضا شدهاند (هدف: صفر).
- زمان لازم برای پیدا کردن یک قرارداد قدیمی و تاریخچهٔ آن.
- تعداد اصلاحیهها و الحاقیههایی که به دلیل خطای تایپی لازم شدهاند.
- هزینهٔ چاپ، پیک و بایگانی فیزیکی.
مقایسه با اکسل و کاغذ
| موضوع | کاغذ و اکسل | Zaya Sign |
|---|---|---|
| تهیهٔ قرارداد | کپی از فایل قبلی و ویرایش دستی | قالب استاندارد با فیلدهای پویا و پیشنمایش |
| تأیید | پاراف روی کاغذ یا تأیید شفاهی | گردشکار تأیید ثبتشده، پیش از امضا |
| امضا | حضوری یا ارسال با پیک | امضای آنلاین پس از احراز هویت؛ امضای گروهی |
| پیگیری وضعیت | تماس تلفنی و پرسوجو | صندوق اسناد با وضعیت هر قرارداد |
| جستجو | جستوجو در کمد یا پوشههای مشترک | جستجو و فیلتر در یک بستر |
| سابقه و ممیزی | ناقص یا نامعلوم | زنجیرهٔ ممیزی با زمان و هویت |
| امنیت | وابسته به دسترسی فیزیکی و پوشههای اشتراکی | رمزنگاری، دسترسی نقشمحور، امکان نصب روی سرور سازمان |
یکپارچگی با سامانههای سازمان
سازمانها معمولاً میخواهند سامانهٔ قرارداد با اتوماسیون اداری، منابع انسانی، مالی یا ERP هماهنگ باشد. نیازهای یکپارچگی سازمان شما را در جلسهٔ دمو بررسی میکنیم و امکانپذیری هر اتصال را بر اساس نسخهٔ جاری محصول اعلام میکنیم.
ابری یا روی سرور سازمان
میتوانید از نسخهٔ ابری Zaya Sign استفاده کنید، یا سامانه را روی زیرساخت خودتان نصب کنید تا قراردادها از محیط سازمان خارج نشوند. مقایسهٔ دو مدل را در صفحهٔ امضای الکترونیک On-Premise و شرایط لایسنس را در قیمت و لایسنس ببینید.