چرا امضای آنلاین قرارداد؟
امضای حضوری قرارداد یعنی هماهنگی زمان، رفتوآمد، چاپ چند نسخه، مهر و امضای تکتک صفحات و در نهایت ارسال نسخهها با پیک یا پست. هر کدام از این مراحل میتواند روزها طول بکشد و در هر مرحله احتمال گم شدن یا جابهجا شدن صفحه وجود دارد. امضای آنلاین قرارداد این زنجیره را به چند اقدام در مرورگر تبدیل میکند، بدون اینکه کنترلهای سازمانی مثل تأیید حقوقی و احراز هویت کنار گذاشته شوند.
- امضای قرارداد با مشتری یا تأمینکننده در شهر یا کشوری دیگر.
- امضای قرارداد کار پرسنل جدید یا دورکار، پیش از روز اول کار.
- امضای مدیرعامل یا اعضای هیئتمدیره در سفر.
- تمدید دستهای قراردادهای سالانه، بدون جمع کردن امضاکنندگان در یک مکان.
گامبهگام: ارسال و امضای آنلاین قرارداد در Zaya Sign
- قرارداد را از قالب بسازید: قالب Word یا PDF را انتخاب کنید و فیلدهای پویا (نام طرفین، تاریخ، مبلغ و …) را پر کنید. پیشنمایش زنده نشان میدهد قرارداد نهایی چگونه خواهد بود.
- طرفین را تعیین کنید: امضاکنندگان را اضافه کنید و ترتیب امضا را سریالی یا موازی بگذارید. اگر لازم است، تأییدکنندهای (مثلاً مدیر حقوقی) پیش از امضاها تعریف کنید.
- تأیید داخلی: تأییدکننده سند را بررسی میکند. تا تأیید انجام نشود، قرارداد به مرحلهٔ امضا نمیرسد.
- احراز هویت امضاکننده: هر امضاکننده با کد یکبارمصرف و مدارک الزامی تأیید میشود و پس از آن امضا برایش فعال میشود.
- امضا و مهر: امضا روی محلهای تعیینشده درج میشود و مهر سازمان روی همهٔ صفحات قرار میگیرد.
- آرشیو و نسخهٔ نهایی: سند نهایی رمزنگاری و آرشیو میشود و همهٔ رویدادها در زنجیرهٔ ممیزی ثبت میشوند.
برای راهنمای کاملتر با نکات عملی هر مرحله، مقالهٔ مراحل امضای آنلاین قرارداد را بخوانید.
امضای چندطرفه: سریالی یا همزمان
قراردادهای سازمانی معمولاً بیش از دو امضا دارند. Zaya Sign هر دو الگو را پشتیبانی میکند:
| الگو | چگونه کار میکند | مناسب برای |
|---|---|---|
| سریالی | هر امضاکننده پس از تکمیل مرحلهٔ قبل نوبت میگیرد. | وقتی امضای نهایی (مثلاً مدیرعامل) باید پس از امضای طرف مقابل انجام شود. |
| موازی | همهٔ امضاکنندگان همزمان سند را دریافت و امضا میکنند. | تفاهمنامههای چندجانبه یا وقتی ترتیب اهمیتی ندارد و سرعت مهم است. |
احراز هویت طرفین؛ مهمترین بخش امضای غیرحضوری
وقتی طرف قرارداد را نمیبینید، باید مطمئن باشید کسی که امضا میکند همان کسی است که باید امضا کند. در Zaya Sign احراز هویت پیش از امضا انجام میشود: کد یکبارمصرف و مدارک الزامی. تا این مرحله تمام نشود، امضا فعال نمیشود. این رویکرد با یکی از شرایط اصلی قانون برای امضای مطمئن، یعنی «معلوم کردن هویت امضاکننده»، همراستاست.
پیگیری وضعیت و صندوق اسناد
یکی از دردسرهای قرارداد کاغذی این است که نمیدانید قرارداد الان روی میز کیست. در صندوق اسناد Zaya Sign وضعیت همهٔ قراردادها یکجا دیده میشود: نیازمند امضای شما، در انتظار تأیید و امضا شده. با جستجو و فیلتر، قرارداد موردنظر را سریع پیدا میکنید و اقدام لازم را همانجا انجام میدهید.
درخواست دمو بدهید تا ارسال و امضای آنلاین قرارداد را روی سناریوی سازمانتان ببینید.
دریافت نسخهٔ نهایی و نگهداری
پس از تکمیل امضاها، سند نهایی رمزنگاری و آرشیو میشود و هر رویداد، از ایجاد تا امضای آخر، در زنجیرهٔ ممیزی باقی میماند. اگر سازمان شما میخواهد این آرشیو روی سرورهای خودش باشد، نسخهٔ On-Premise را بررسی کنید.
کیف پول و پرداخت امضا
در برخی کسبوکارها، هزینهٔ امضا باید بر عهدهٔ امضاکننده باشد و در برخی دیگر سازمان آن را میپردازد. Zaya Sign با قابلیت کیف پول و پرداخت امضا این انتخاب را همراه با جریان ارسال قرارداد در اختیار شما میگذارد. شرایط مالی و مدل استفاده را در صفحهٔ قیمت و لایسنس توضیح دادهایم.
سه سناریوی رایج امضای غیرحضوری
قرارداد کار پرسنل جدید و دورکار
واحد منابع انسانی قرارداد را از قالب «قرارداد کار» میسازد، نام، سمت و حقوق را در فیلدها وارد میکند و برای کارمند جدید میفرستد. کارمند پیش از روز اول کار، از طریق مرورگر احراز هویت میکند و امضا میکند؛ سپس امضای نمایندهٔ سازمان و مهر درج میشود. برای تمدید سالانهٔ قرارداد دهها یا صدها نفر هم، ارسال و امضای گروهی کار را به یک اقدام تبدیل میکند.
قرارداد با مشتری یا تأمینکننده در شهری دیگر
بهجای ارسال نسخههای چاپی با پست و انتظار برای برگشت آنها، قرارداد پس از تأیید حقوقی برای نمایندهٔ طرف مقابل ارسال میشود. او پس از احراز هویت امضا میکند و شما همان لحظه در صندوق اسناد میبینید که قرارداد به مرحلهٔ امضای نهایی رسیده است.
امضای مدیران در سفر
وقتی امضای نهایی با مدیرعامل یا عضو هیئتمدیره است، سفر او دیگر به معنای معطل ماندن قراردادها نیست. قراردادهای منتظر امضای او در صندوق اسناد با وضعیت «نیازمند امضای شما» دیده میشوند و میتواند آنها را از هر جا امضا کند.
چند توصیهٔ عملی برای امضای آنلاین قرارداد
- قراردادهای پرتکرار را یک بار به قالب تبدیل کنید تا هر بار فقط فیلدها پر شوند.
- برای قراردادهای مهم، همیشه یک تأییدکنندهٔ حقوقی پیش از امضا تعریف کنید.
- اطلاعات تماس امضاکنندگان را پیش از ارسال بررسی کنید تا کد یکبارمصرف به شخص درست برسد.
- برای اسنادی که قانون شکل خاصی برایشان تعیین کرده، پیش از استفاده از امضای الکترونیک با مشاور حقوقی مشورت کنید.