این صفحه برای کیست؟
برای مدیران منابع انسانی، حقوقی، فناوری اطلاعات و تأمین در سازمان‌هایی که از راهکاران، نرم‌افزار ERP شرکت همکاران سیستم، استفاده می‌کنند و می‌خواهند قراردادها را بدون کاغذ، با احراز هویت و قابل استناد امضا کنند.
پایهٔ این صفحه یک واقعیت است: زایاساین امکان اتصال مستقیم به سیستم راهکاران شرکت همکاران سیستم را دارد. جزئیات اتصال برای هر سازمان، بسته به نسخه و ماژول‌های راهکاران و مدل استقرار، در جلسهٔ دمو بررسی و اعلام میشود.
چرا امضای الکترونیک کنار ERP؟
ERP مرجع داده‌های سازمان است: کارکنان، واحدها، تأمین‌کنندگان و مشتریان. قرارداد اما معمولاً بیرون از آن، روی کاغذ یا فایل‌های پراکنده، امضا و بایگانی میشود. نتیجه این است که اطلاعات یک‌بار در ERP ثبت میشود و یک‌بار دیگر دستی در متن قرارداد تایپ میشود. وقتی سامانهٔ امضا و ERP به هم متصل باشند، میتوان این دوباره‌کاری و خطاهای ناشی از آن را کم کرد.
برای تیم منابع انسانی
- قرارداد کار، تمدید و الحاقیه با امضای الکترونیک، بدون جمع‌آوری حضوری امضا از کارکنان شعبه‌ها و پروژه‌ها.
- صدور گروهی: در زایاساین قراردادهای گروهی از یک قالب و یک فایل Excel صادر و ارسال می‌شوند؛ با مهلت، یادآوری و انقضای خودکار.
- هویت روشن امضاکننده: هر کارمند با کد ملی، شمارهٔ همراه به نام خودش و کد یک‌بارمصرف وارد میشود و هویت او پیش از امضا از طریق استعلام‌های رسمی تأیید میشود.
- تعهدنامه‌ها و فرم‌های پرسنلی با ثبت زمان و هویت امضاکننده.
جزئیات حقوقی و عملی را در مقالهٔ امضای الکترونیک قرارداد کار ببینید.
برای تیم حقوقی
- تأیید پیش از امضا: مسیر تأیید داخلی پیش از ارسال تعریف میشود و تا تأیید انجام نشود، سند به امضا نمی‌رسد.
- امضا با گواهی دیجیتال: گواهی امضای دیجیتال برای کاربر احرازشده از طریق مراکز صدور گواهی میانی مجاز صادر میشود.
- شواهد برای روز اختلاف: تایم‌لاین، گزارش ممیزی با خروجی Excel و بستهٔ شواهد برای هر قرارداد.
- مهر سازمان روی همهٔ صفحات و ترتیب امضای سریالی، موازی یا ترکیبی برای قراردادهای چندطرفه.
مبنای قانونی: طبق مادهٔ ۷ قانون تجارت الکترونیکی، هرگاه قانون وجود امضا را لازم بداند، امضای الکترونیکی مکفی است. توضیح کامل و استثناها در اعتبار حقوقی امضای الکترونیک.
برای تأمین و خرید
قراردادهای خرید و تعهدنامه‌های تأمین‌کنندگان هم در همین مسیر امضا می‌شوند؛ با تعریف صاحبان امضای مجاز طرف مقابل و تأیید مالی و حقوقی پیش از امضا. راهنمای کامل: امضای الکترونیک قراردادهای خرید و تأمین‌کنندگان.
راهکاران دارید؟ در جلسهٔ دمو، اتصال زایاساین را با سناریوی سازمان خودتان بررسی کنیم.
برای فناوری اطلاعات
- مدل استقرار: زایاساین هم ابری ارائه میشود و هم نصب روی سرور سازمان (
On-Premise )، تا اسناد و سوابق ممیزی در زیرساخت خود سازمان بمانند. - کنترل دسترسی: نقش‌ها، مجوزها، دسته‌بندی اسناد و محدودسازی دانلود.
- حفاظت از داده: نگهداری رمزنگاری‌شده؛ جزئیات در امنیت و حفاظت داده.
- بررسی فنی اتصال: نسخه و مدل استقرار راهکاران شما و نیازهای اتصال، در جلسهٔ دمو بررسی و بهصورت مکتوب اعلام میشود.
چطور شروع کنیم؟
- درخواست دمو: در فرم دمو بنویسید که از راهکاران استفاده می‌کنید.
- جلسهٔ بررسی: قراردادهای پرتکرار شما (مثلاً قرارداد کار یا خرید)، نسخهٔ راهکاران و مدل استقرار مطلوب را مرور می‌کنیم.
- نمایش روی سناریوی واقعی: مسیر قالب، تأیید، احراز هویت، امضا و آرشیو را روی یکی از قراردادهای خودتان می‌بینید.
- پیشنهاد اختصاصی: دامنهٔ اتصال، مدل استقرار و شرایط لایسنس بهصورت مکتوب اعلام میشود. مدل‌ها در قیمت و لایسنس.
برای آشنایی با کل مسیر مدیریت قرارداد، صفحهٔ مدیریت قرارداد سازمانی و امضای الکترونیک قرارداد را ببینید.
«همکاران سیستم» و «راهکاران» نام و نشان تجاری متعلق به شرکت همکاران سیستم است. برای اطلاعات راهکاران به سایت رسمی همکاران سیستم مراجعه کنید.