قرارداد الکترونیکی چیست؟
در حقوق ایران، قرارداد با توافق ارادهها شکل میگیرد و در بیشتر موارد قانون شکل خاصی برای آن تعیین نکرده است. قانون تجارت الکترونیکی (مصوب ۱۳۸۲) این امکان را بهطور صریح پذیرفته که این توافق در قالب «داده پیام» بیان و امضا شود: طبق مادهٔ ۶، هرگاه وجود نوشته لازم باشد، دادهپیام در حکم نوشته است (با چند استثنا) و طبق مادهٔ ۷، هرگاه قانون وجود امضا را لازم بداند، امضای الکترونیکی کافی است.
بنابراین قرارداد الکترونیکی قراردادی است که متن آن بهصورت الکترونیکی تهیه، با امضای الکترونیکی طرفین پذیرفته و در بستر الکترونیکی نگهداری میشود. این قرارداد همان تعهدات قرارداد کاغذی را ایجاد میکند؛ آنچه تفاوت دارد، روش اثبات و نگهداری است.
تفاوت با «سامانه قرارداد الکترونیکی» قوهٔ قضاییه
اگر عبارت «سامانه قرارداد الکترونیکی» را جستجو کرده باشید، احتمالاً با نتایجی دربارهٔ ثبت قرارداد وکالت در خدمات الکترونیک قضایی روبهرو شدهاید. آن سامانه برای رابطهٔ وکیل و موکل در بستر رسمی قضایی است. Zaya Sign یک سامانهٔ خصوصی و سازمانی است که شرکتها و سازمانها برای تهیه، تأیید، امضا و نگهداری قراردادهای تجاری و اداری خود از آن استفاده میکنند و وابسته به آن سامانه نیست.
چه قراردادهایی را میتوان الکترونیکی منعقد کرد؟
بیشتر قراردادهای روزمرهٔ سازمانها مناسب انعقاد الکترونیکیاند:
- قرارداد کار، تمدید قرارداد و تعهدنامههای پرسنلی.
- قرارداد خرید کالا و خدمات، سفارش خرید و الحاقیهها.
- قرارداد فروش، پشتیبانی سالانه و قرارداد سطح خدمات.
- تفاهمنامهٔ همکاری و تعهدنامهٔ محرمانگی (NDA).
- صورتجلسات و مصوبات داخلی.
استثناها و محدودیتها
مادهٔ ۶ قانون تجارت الکترونیکی سه مورد را از قاعدهٔ «دادهپیام در حکم نوشته است» خارج کرده است: اسناد مالکیت اموال غیرمنقول، فروش مواد دارویی به مصرفکنندگان نهایی، و اعلامها و هشدارهایی که دستور خاصی برای استفادهٔ کالا صادر میکنند. همچنین معاملاتی که طبق قوانین دیگر باید بهصورت سند رسمی در دفاتر اسناد رسمی ثبت شوند، با امضای الکترونیک خصوصی جایگزین نمیشوند. جزئیات بیشتر در اعتبار حقوقی امضای الکترونیک آمده است.
ارکان یک قرارداد الکترونیکی قابل اتکا
برای اینکه قرارداد الکترونیکی در عمل قابل اتکا باشد، چهار رکن اهمیت دارد و Zaya Sign برای هر کدام سازوکار مشخصی دارد:
| رکن | چرا مهم است | در Zaya Sign |
|---|---|---|
| هویت طرفین | باید معلوم باشد چه کسی امضا کرده است. | احراز هویت پیش از امضا با کد یکبارمصرف و مدارک الزامی |
| ارادهٔ امضاکننده | امضا باید با اقدام خود امضاکننده انجام شود. | امضا فقط پس از احراز هویت و توسط خود امضاکننده فعال میشود |
| تمامیت سند | هر تغییر پس از امضا باید قابل تشخیص باشد. | رمزنگاری سند نهایی و ثبت رویدادها در زنجیرهٔ ممیزی |
| نگهداری و دسترسپذیری | سند باید در زمان نیاز قابل ارائه باشد. | آرشیو رمزنگاریشده؛ در نسخهٔ On-Premise روی سرور سازمان |
قراردادهای الکترونیکی سازمانتان را در یک بستر امن تهیه، امضا و نگهداری کنید.
فرایند انعقاد قرارداد الکترونیکی در Zaya Sign
- تهیه از قالب: قالب Word یا PDF با فیلدهای پویا و جای مهر و امضا.
- تعیین طرفین و تأیید: امضاکنندگان و ترتیب امضا (سریالی یا موازی) و بررسی تأییدکننده پیش از امضا.
- احراز هویت: کد یکبارمصرف و مدارک الزامی برای هر امضاکننده.
- امضا و مهر: امضای دیجیتال و مهر سازمان در همهٔ صفحات.
- رمزنگاری و آرشیو: ذخیرهٔ امن سند نهایی و ثبت سابقه در زنجیرهٔ ممیزی.
برای آشنایی با جزئیات امضای غیرحضوری، صفحهٔ امضای آنلاین قرارداد را ببینید.
مزایای قرارداد الکترونیکی برای سازمان
- سرعت: قرارداد بهجای روزها جابهجایی فیزیکی، در همان روز تأیید و امضا میشود.
- یکدستی: قراردادها از قالبهای استاندارد ساخته میشوند و متن تأییدشدهٔ حقوقی دستنخورده میماند.
- شفافیت: وضعیت هر قرارداد در صندوق اسناد معلوم است و نیازی به پیگیری تلفنی نیست.
- قابلیت اثبات: احراز هویت، ترتیب امضا و همهٔ رویدادها ثبت میشوند.
- دسترسپذیری: نسخهٔ نهایی همیشه در آرشیو قابل جستجوست و گم نمیشود.
- کاهش هزینه: چاپ، پیک، پست و بایگانی فیزیکی حذف یا کم میشود.
نکات تنظیم قرارداد الکترونیکی
قرارداد الکترونیکی از نظر محتوا با قرارداد کاغذی تفاوتی ندارد، اما چند نکته در تنظیم آن مفید است:
- مشخصات طرفین را کامل و دقیق بنویسید تا با اطلاعات احراز هویت امضاکننده همخوان باشد.
- اگر شخصی از طرف یک شرکت امضا میکند، سمت و حدود اختیار او را مشخص کنید.
- میتوانید بندی اضافه کنید که طرفین انعقاد و امضای الکترونیکی قرارداد را پذیرفتهاند؛ طبق مادهٔ ۵ قانون تجارت الکترونیکی، هرگونه تغییر در تولید، ارسال، دریافت، ذخیره یا پردازش دادهپیام با توافق و قرارداد خاص طرفین معتبر است.
- پیوستها را در همان سند یا بهصورت ارجاع صریح بیاورید؛ مادهٔ ۱۷ قانون شرایط اعتبار «ارجاع در دادهپیام» را بیان کرده است.
- ایمیل یا راه ارتباطی رسمی طرفین برای ابلاغهای بعدی را در قرارداد ذکر کنید.
نگهداری و استناد به قرارداد الکترونیکی
قانون تجارت الکترونیکی برای نگهداری دادهپیام بهجای «اصل» شرایطی گذاشته است (مادهٔ ۸)، از جمله اینکه اطلاعات برای مراجعهٔ بعدی در دسترس باشد، در همان قالبی که تولید یا دریافت شده نگهداری شود و اطلاعات مبدأ، مقصد و زمان ارسال و دریافت نیز حفظ شود. مادهٔ ۸۱ هم نگهدارندگان دادهپیام را به تهیهٔ نسخهٔ پشتیبان موظف کرده است.
در عمل یعنی سازمان باید بتواند سالها بعد، نسخهٔ نهایی قرارداد و سوابق امضای آن را بدون تغییر ارائه کند. آرشیو رمزنگاریشده و زنجیرهٔ ممیزی Zaya Sign برای همین طراحی شده است. سازمانهایی که سیاست نگهداری داخلی دارند میتوانند با نسخهٔ On-Premise، آرشیو را روی زیرساخت و طبق سیاست پشتیبانگیری خودشان نگه دارند.